[나를 감동시킨 책] 상사의 마음을 얻는 '보고의 원칙'

  • 북스조선

    입력 : 2014.11.11 14:11

    7가지 보고의 원칙
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    7가지 보고의 원칙
    남충희 지음|황금사자|294쪽|1만6000원

    "굵고 짧게 핵심만 압축해 정확히 전달하고 본인이 하고 싶은 말이 아니라 상사가 듣고 싶은 말을 해라"

    상사에게 보고를 앞둔 부하 직원이 명심해야 할 사항이다. 하지만 정해진 시간 안에 핵심을 끄집어내고, 상대방이 듣기 좋게 말하기란 그리 쉬운 일이 아니다.

    뛰어난 연설로 유명했던 미국의 우드로 윌슨 대통령도 "1시간이 넘는 강연은 아무 준비도 필요치 않지만, 20분짜리 강연을 준비하려면 2시간이 필요하고, 5분의 강연을 위해서는 하루를 꼬박 준비해야 한다"며 발표를 준비하는 심경을 토로한 바 있다.

    이 책은 보고 준비에 골머리를 앓고 있는 직장인들에게 보고할 때 지켜야 할 원칙을 제시한다. '고객 지향·구조적 사고·두괄식 표현·미래 지향성·건의형·적극성·조심성' 등 모두 일곱 가지 원칙이다.

    그 내용을 구체적으로 살펴보면 다음과 같다.

    ▲첫째, 보고에 앞서 단 5분이라도 고객을 분석한다. ▲둘째, 보고할 땐 구조적인 사고를 토대로 전체 업무를 업무의 중요성, 우선순위 등을 고려해 대·중·소로 나눈다. ▲셋째, 보고할 땐 핵심 메시지를 도출해 10초~1분 안에 전달한다. ▲넷째, 상사는 항상 미래에 관한 정보와 대책이 포함된 보고를 원한다는 것을 기억한다. ▲다섯째, 보고는 단순히 사실만을 전달하는 것이 아니라 사실과 상황에 관한 보고자의 의견을 함께 담아야 한다. ▲여섯째, 지시 수용의 적극성·업무 추진의 적극성·보고의 적극성이 상사에게 감동을 준다는 사실을 명심한다. ▲일곱째, 함부로 말하지 말고 표현의 적정선을 지킨다.

    이 중에서 가장 신경 써야 할 것은 '보고의 적극성'이다. 아무리 훌륭한 내용을 보고하더라도 적극적인 태도로 상사를 설득하지 못하면 좋은 평가를 받기 어렵다. 이와 관련해 저자는 "보고할 땐 소신 있게 자기 생각을 먼저 얘기해야 한다"고 강조한다. 

    여기서 한 가지 더 명심해야 할 것이 있다. 보고의 대상, 즉 상사를 설득하기 위해선 먼저 그가 원하는 것이 무엇인지 정확하게 파악하고 관련된 핵심 내용을 뽑아 명확하게 전달해야 한다.

    '어찌하오리까' 식의 보고로는 상사의 마음을 얻을 수 없다. 이 책에서 제시하는 7가지 보고의 원칙을 토대로 말하고자 하는 주제를 명확하게 전달하자. 그리고 보고의 기본은 적극적인 태도와 상대방을 이해하고 배려하는 자세라는 것을 잊지 말아야 한다.

    ◆ 이 글은 KT스카이라이프의 독서토론회인 '문진회'에서 발간한 독후감 백서 중 윤춘명 경영지원팀장, 류진영 수도권영업지원팀 사원의 글에서 발췌, 요약한 내용입니다.

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